Кадровое делопроизводство – отличительный признак трудовых в трудовом договоре ограничиться ссылкой на должностную инструкцию. Ссылка на.
Каждому кадровику в процессе работы приходится оформлять много однотипных документов, и эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно. Безусловно, законодательством определены основной порядок заполнения унифицированных форм, трудовых книжек, содержание трудового договора. Но чтобы организовать работу с документами именно в вашей компании, желательно разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству и график документооборота.
Форма: Должностная инструкция ответственного за ведение воинского учета в (примерный образец) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство ", 2011.
Кадровое делопроизводство – отличительный признак трудовых правоотношений. Работа с кадровыми документами является особой наукой и важным участком деятельности в любой компании. Это та деятельность, которая обеспечивает создание документов по учёту кадров и фиксации трудовых правоотношений. Это очень кропотливая работа, так как нужно знать все унифицированные формы, правила их оформления, учитывая тонкости и нюансы заполнения. НА КОГО ВОЗЛОЖИТЬ ОБЯЗАННОСТИ? Обязанность ведения кадровой документации, независимо от организационно-правовой формы и количества работающего персонала, одна из обязанностей всех работодателей. В небольших компаниях кадровым делопроизводством занимается непосредственно сам руководитель или бухгалтер. В более крупных организациях может быть создано специальное подразделение, занимающееся кадровым делопроизводством. Его состав и структура зависят от масштабов предприятия. Новшеством современного времени является и то, что всё большее число работодателей предпочитает передавать ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинг. Он предоставляет возможность возложить ответственность по ведению кадровой документации на привлечённую группу специалистов в этой сфере, которая имеет все необходимые средства для оказания услуги на высоком уровне. Однако если вы ещё не готовы к заключению договора аренды персонала, а кадрового работника в организации нет, то есть несколько вариантов решения данной проблемы: наделить обязанностями уже работающего в организации сотрудника; принять нового кадрового специалиста. ПОРЯДОК НАЗНАЧЕНИЯ ОТВЕТСТВЕННОГО И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ Если вы решили воспользоваться первым вариантом и приняли решение передать полномочия по кадровой работе, например, секретарю, офис-менеджеру или другому сотруднику организации, то необходимо правильно оформить совмещение должностей. Путём заключения дополнительного соглашения к трудовому договору на работника будут возложены обязанности по ведению кадрового документооборота. При этом важно получить согласие своего сотрудника на осуществление данных функций. В соглашении следует установить объём и характер дополнительной работы, срок её выполнения и размер доплаты, который определяется с учётом содержания и объёма дополнительной работы. На основании дополнительного соглашения необходимо издать приказ за подписью руководителя компании о делегировании полномочий по ведению кадрового делопроизводства. В случае если делопроизводством занимался другой сотрудник, то следует составить акт о передаче-приёме дел. Документ составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя. При оформлении совмещения ваш работник не освобождается от выполнения основной работы, то есть дополнительные обязанности он должен исполнять в пределах обычного рабочего дня. Если по мере роста предприятия возникла необходимость принять нового работника, то это второй вариант развития событий. При приёме на работу такого сотрудника и оформление с ним документов у вас может возникнуть вопрос о правильном наименовании должности нового специалиста. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённом Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, предлагаются следующие варианты: начальник отдела кадров, менеджер по персоналу, инспектор по кадрам, специалист по кадрам, табельщик. Как видим, в российском законодательстве к названию данной должности не предъявляется строгих требований, поэтому это является обширным полем для ваших фантазий. Важным моментом является и то, что если в штатном расписании не предусмотрена должность кадрового специалиста, то необходимо внести соответствующие изменения, закрепив новую должность. Оформляется это с помощью приказа или распоряжения руководителя организации или уполномоченного им лица. Не забывайте, что несоответствие количества работников организации количеству штатных единиц, указанных в штатном расписании, может быть расценено как нарушение трудового законодательства, влекущее административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ КАДРОВИКА После того как определён ответственный сотрудник по кадровым вопросам, важно поговорить о том, как правильно оформить его трудовую функцию. Если вы пошли по первому пути и назначили на эту должность своего сотрудника, то права, обязанности, ответственность работника должны быть прописаны в дополнительном соглашение и (или) должностной инструкции. При приёме нового кадрового специалиста все эти нюансы должны быть предусмотрены в трудовом договоре и (или) должностной инструкции. К сведению! Содержание трудовой функции работника, ответственного за кадровое делопроизводство, весьма объёмно, в связи с этим целесообразно в трудовом договоре ограничиться ссылкой на должностную инструкцию. Ссылка на то, что работник выполняет обязанности согласно должностной инструкции, избавит вас от необходимости перечисления всех обязанностей работника в самом тексте трудового договора. Рекомендуем вам оформить инструкцию как неотъемлемую часть трудового договора, то есть прошить, пронумеровать, скрепить печатью и подписью всё вместе с договором. В последующем это позволит избежать возможные разногласия с работником по вопросу определения трудовой функции. В должностной инструкции вам нужно закрепить объём должностных обязанностей, пределы ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Так как законодателем не регламентирована унифицированная форма, в соответствии с которой разрабатывается должностная инструкция, то придётся самим разработать её текст. А за основу можно взять уже упоминаемый выше Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. При составлении текста должностной инструкции важно чтобы он исключал возможность двойного толкования её содержания. Чтобы документ не превратился в формальный текст, пункты должны быть чёткими и конкретными. Первый раздел инструкции называется «Общие положения». Как правило, в нём содержатся все основные сведения: от наименования должности работника до требований к профессиональным навыкам, которые необходимы при выполнении его должностных обязанностей. Основное назначение должности и перечисление функций обычно содержится в разделе «Задачи и функции». От того, какие вы определите задачи, будет зависеть перечень функций данного работника. Для простоты восприятия данного перечня неплохо закрепить его в своей логической последовательности. Порядок того, что нужно делать кадровику для выполнения возложенных на него функций содержится в разделе «Обязанности». Так как данный перечень не ограничен просмотром резюме и проведением собеседований с соискателями, то следует закрепить все необходимые обязанности кадровика. Например, это могут быть следующие обязанности: выполнять указания руководителя организации; производить оформление кадровой документации; вести учёт личного состава организации; организовывать обработку и охрану персональных данных сотрудников; сохранять конфиденциальность служебной информации; обеспечивать сохранность служебных документов, бланков, печатей, штампов и соблюдать правила их использования; соблюдать сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства; контролировать соблюдение работниками правил внутреннего распорядка; и другие. В разделе «Права» необходимо перечислить права, которые нужны кадровому специалисту для реализации предусмотренных должностной инструкцией обязанностей. Например: знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей; запрашивать и получать сведения, справочные материалы, необходимые для выполнения предусмотренных обязанностей; вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением изложенных в должностной инструкции обязанностей; документировать зафиксированные нарушения или требовать объяснения в письменной форме у работников, нарушивших правила внутреннего распорядка; и другие. Если в должностной инструкции закреплены права и обязанности, то должен быть и раздел, устанавливающий ответственность работника за результаты и последствия произошедших событий, неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Можно использовать следующую формулировку. Специалист по кадрам несёт ответственность за: ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации; причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации; правонарушения, совершённые в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. И, наконец, в последнем разделе «Взаимоотношения по должности с другими структурными подразделением» закрепляются внутренние связи с другими сотрудниками, которые неизбежно возникают при выполнении обязанностей работника. При составлении текста должностной инструкции не забывайте, что от того, насколько качественно вы сформулируете положения разделов, будет зависеть эффективность всей кадровой работы вашей организации. Но, к сожалению, зачастую работодатели не уделяют должного внимания содержанию данного документа, в результате чего кадровый документооборот ведётся с существенными нарушениями установленных требований. Логическим завершением этого могут быть проблемы, возникшие в результате проверки трудовой инспекцией, органами по охране труда или органами прокуратуры, что влечёт не только наложение штрафов, но и приостановление деятельности.
Вариант инструкции в кадровом делопроизводстве На основании каких документов разрабатывается инструкция? Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства Общества Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и.
Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее кадрового делопроизводства ШГПИ определяются должностными инструкциями. 2. дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства.
Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой.